Intercompany-Serviceverträge zwischen deutschen und US-amerikanischen Konzerngesellschaften – rechtliche Anforderungen im Überblick

Innerhalb internationaler Konzerne erbringen Gesellschaften laufend Leistungen füreinander – von IT und Buchhaltung über Personalfunktionen bis hin zu Management- und Beratungsleistungen. Werden solche Leistungen zwischen einer deutschen und einer US-amerikanischen Konzerngesellschaft ausgetauscht, genügt ein Vorgehen „auf Zuruf“ nicht; erforderlich ist ein schriftlicher Intercompany-Servicevertrag, der den Anforderungen beider Rechtsordnungen standhält.

1. Leistung, Vergütung und Laufzeit

Kernstück ist eine präzise Beschreibung der geschuldeten Leistungen und Verantwortlichkeiten sowie eine Vergütung, die dem entspricht, was voneinander unabhängige Dritte vereinbart hätten – ein nachvollziehbarer Vergütungsmechanismus (etwa Cost-Plus) und klare Regelungen zu Abrechnung und Dokumentation sind dafür unerlässlich.

Ebenso gehören Regelungen zu Laufzeit, Kündigung und Übergangsleistungen in den Vertrag, damit die Versorgung der leistungsempfangenden Gesellschaft bei Umstrukturierungen oder einem Verkauf nicht abreißt.

2. Gesellschaftsrechtliche Grenzen nach deutschem Recht

§ 30 Abs. 1 GmbHG verbietet die Auszahlung des zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögens an Gesellschafter; Leistungen an eine US-Muttergesellschaft ohne vollwertige Gegenleistung können daher eine verbotene Auszahlung darstellen und Erstattungsansprüche nach § 31 GmbHG auslösen.

Für die Aktiengesellschaft gilt Entsprechendes über § 57 AktG; im faktischen Konzern ist zudem nach §§ 311, 317 AktG jeder veranlasste Nachteil auszugleichen und die Vereinbarung im Abhängigkeitsbericht nach § 312 AktG zu erfassen.

Die Geschäftsführung der deutschen Gesellschaft haftet nach § 43 Abs. 2 GmbHG bzw. § 93 Abs. 2 AktG persönlich, wenn sie unangemessene Konzernverträge abschließt; bei existenzgefährdenden Eingriffen kommt daneben die Existenzvernichtungshaftung des Gesellschafters nach § 826 BGB in Betracht (BGH, Urteil vom 16.07.2007 – II ZR 3/04, „Trihotel“).

3. Datenschutz und Datentransfer in die USA

Umfasst der Service den Zugriff auf personenbezogene Daten – etwa bei zentralen HR- oder IT-Diensten –, ist regelmäßig ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO oder eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO erforderlich.

Für die Übermittlung in die USA bedarf es zusätzlich einer Transfergrundlage nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere einer Zertifizierung des US-Empfängers unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder der EU-Standardvertragsklauseln nebst Transfer Impact Assessment; ein Konzernprivileg kennt die DSGVO nicht.

4. Weitere Regelungsbereiche

Werden Mitarbeiter der einen Gesellschaft bei der anderen eingesetzt, ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu beachten; das Konzernprivileg des § 1 Abs. 3 Nr. 2 AÜG greift nur, wenn der Arbeitnehmer nicht zum Zweck der Überlassung eingestellt und beschäftigt wird.

Vertrauliche Informationen sind durch Geheimhaltungsvereinbarungen zu schützen, da der gesetzliche Schutz nach § 2 Nr. 1 lit. b GeschGehG angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen voraussetzt; ergänzend sind Nutzungsrechte an Arbeitsergebnissen und geistigem Eigentum klar zuzuordnen.

5. Rechtswahl, Gerichtsstand und Haftung

Die Parteien können das anwendbare Recht gemäß Art. 3 Rom I-VO frei wählen; Gerichtsstand oder Schiedsklausel sowie ein Jury Trial Waiver sollten ausdrücklich vereinbart werden, um kostenintensive Verfahren vor US-Gerichten mit Discovery zu vermeiden.

Unter deutschem Recht gilt auch zwischen Unternehmen die AGB-Kontrolle nach §§ 305 ff., 310 Abs. 1 BGB, sodass weitreichende Haftungsausschlüsse aus US-Vorlagen an § 307 BGB scheitern können; ein Haftungsausschluss für Vorsatz ist nach § 276 Abs. 3 BGB ohnehin unzulässig.

Fazit

Ein sorgfältig gestalteter Intercompany-Servicevertrag schützt die Geschäftsführung vor persönlicher Haftung, sichert die Kapitalerhaltung und schafft Rechtssicherheit für den grenzüberschreitenden Datentransfer.

Wir unterstützen Konzerne bei der Gestaltung und Prüfung solcher Verträge unter Berücksichtigung des deutschen und des US-amerikanischen Rechts.